Les professionnels de l’immobilier manipulent chaque jour une quantité importante de documents sensibles : baux de location, compromis de vente, diagnostics techniques, états des lieux ou justificatifs de revenus. Conserver ces pièces en version papier expose aux risques de perte, de vol et de non-conformité. Arkevia répond à ce besoin avec un coffre-fort électronique sécurisé, pensé pour l’archivage et le partage des documents professionnels. Cet article explique comment les acteurs de l’immobilier peuvent tirer parti de cette solution.
Pourquoi l’archivage électronique est essentiel dans l’immobilier
L’immobilier est l’un des secteurs les plus concernés par la conservation des documents. Une agence doit pouvoir prouver l’existence d’un contrat, retracer l’historique d’un bien ou justifier le respect des obligations légales. L’archivage papier devient vite ingérable : les dossiers s’accumulent, les locaux de stockage coûtent cher et la recherche d’une pièce prend un temps précieux.
Avec une plateforme comme Arkevia, les documents sont centralisés dans un espace numérique sécurisé. Les agents immobiliers, les gestionnaires locatifs et les notaires peuvent ainsi retrouver instantanément une pièce, la partager avec un client ou la transmettre à un service comptable.
- Baux et avenants de location ;
- Compromis et actes de vente ;
- Diagnostics techniques (DPE, amiante, plomb) ;
- États des lieux et photos ;
- Justificatifs de revenus et pièces d’identité ;
- Correspondances avec les copropriétés et les syndics.
Arkevia, un coffre-fort numérique adapté aux professionnels
Arkevia est une solution de coffre-fort électronique qui permet de recevoir, stocker et partager des fichiers en toute sécurité. La plateforme est accessible en ligne via MyArkevia, depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Elle s’appuie sur des certifications reconnues, comme la norme NF 461, et respecte les exigences de la norme NF Z42-013 pour la conservation des documents électroniques.
Pour les professionnels de l’immobilier, cette conformité est un atout majeur. Elle garantit que les documents archivés conservent leur valeur probante et peuvent être utilisés en cas de contrôle ou de litige. Les données sont par ailleurs protégées conformément au RGPD, ce qui rassure les clients sur la confidentialité de leurs informations personnelles.
| Besoin immobilier | Apport d’Arkevia |
|---|---|
| Sécuriser les contrats et les pièces sensibles | Stockage chiffré et accès restreint |
| Conserver les documents sur la durée | Archivage prévu pour 50 ans |
| Partager des pièces avec un client ou un notaire | Envoi sécurisé et traçable |
| Respecter les obligations légales | Conformité NF 461 et RGPD |
Arkevia, un allié pour la gestion locative et les transactions
Dans la gestion locative, la réactivité est essentielle. Un gestionnaire doit pouvoir fournir rapidement un justificatif à un locataire, transmettre un diagnostic à un nouveau propriétaire ou présenter l’historique complet d’un bien à un acheteur. Arkevia permet de classer chaque dossier par bien immobilier et par client, ce qui facilite les recherches et évite les erreurs.
Pour les transactions, la signature électronique et l’horodatage des documents renforcent la fiabilité des échanges. L’agent immobilier peut partager un compromis de vente avec le notaire et les parties sans multiplier les allers-retours physiques. Les pièces justificatives sont disponibles immédiatement, même à distance. Cette organisation centralisée réduit les risques de perte et améliore la relation client. Elle permet aussi de préparer plus sereinement les contrôles et les audits.
Comment utiliser Arkevia pour l’archivage immobilier ?
La prise en main d’Arkevia est simple. L’utilisateur accède à son espace personnel sur MyArkevia avec son identifiant et son code secret. Pour les salariés, le code secret figure en bas à droite de la fiche de paie, tandis que le matricule se trouve en haut à gauche. Une fois connecté, le professionnel peut organiser ses documents selon ses besoins.
- Se connecter à MyArkevia avec son identifiant et son mot de passe.
- Créer des répertoires par bien, par client ou par type de document.
- Déposer les fichiers numérisés ou les recevoir directement par la plateforme.
- Partager un document avec une personne autorisée en quelques clics.
- Utiliser le répertoire corbeille pour supprimer les documents obsolètes.
Chaque nouvelle arrivée de document peut être signalée par une alerte e-mail. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans la gestion locative : le gestionnaire sait immédiatement qu’un bail, un diagnostic ou un justificatif a été ajouté au dossier du bien.
Les avantages d’Arkevia pour les acteurs de l’immobilier
- Un accès permanent aux documents, même en déplacement.
- Une réduction des coûts d’impression et de stockage papier.
- Un gain de temps dans la recherche et la transmission des pièces.
- Une meilleure image de l’agence grâce à la dématérialisation.
- Une conservation longue durée, avec une durée de 50 ans.
En cas de départ d’un collaborateur, l’agence conserve la main sur les documents professionnels, tandis que le salarié garde l’accès à ses propres archives. Cette séparation claire entre espace employeur et espace salarié évite les conflits et sécurise la continuité de l’activité.
Questions fréquentes sur Arkevia
Arkevia est-il adapté aux professionnels de l’immobilier ?
Oui. Arkevia est conçu pour les entreprises et les salariés. Les agences immobilières peuvent y archiver leurs documents internes et les pièces liées aux biens qu’elles gèrent.
Quels documents peut-on stocker dans Arkevia ?
La plateforme accepte les contrats, les factures, les diagnostics, les pièces d’identité, les relevés et tout autre fichier numérique nécessaire à l’activité immobilière.
Comment se connecter à MyArkevia ?
Il suffit de se rendre sur www.myarkevia.com, puis de saisir son identifiant, son code secret et son mot de passe. En cas d’oubli, une procédure de récupération est prévue.
Les documents archivés ont-ils une valeur légale ?
Oui, grâce à la signature électronique et à la conformité aux normes en vigueur, les documents stockés dans Arkevia ont la même valeur juridique que les versions papier.
L’archivage électronique n’est plus une option pour les professionnels de l’immobilier, c’est un levier de performance et de sécurité. Avec Arkevia, les documents sont protégés, accessibles et conformes aux exigences légales. Adopter ce coffre-fort numérique, c’est simplifier la gestion quotidienne des dossiers et rassurer les clients sur la confidentialité de leurs données. Passez à l’archivage électronique avec Arkevia dès aujourd’hui.